Ça y est, nous y sommes, la crise du Coronavirus oblige des millions de français à rester chez eux. En effet, le gouvernement impose à toutes les activités non indispensables et/ou recevant du public de fermer leurs portes. Cette situation sans précédent bouscule les habitudes de beaucoup de nos compatriotes qui ne sont pas forcément organisés pour travailler la maison.

Nous allons dans cet article dresser une liste – non exhaustive – des outils et ou/services qui seront susceptibles de vous faciliter la vie et vous permettre, malgré le contexte, de rester performant dans vos missions.

Les outils de communication collaboratifs pour échanger facilement en télétravail

 

La principale difficulté quand on travaille à la maison, c’est de garder le contact avec ses collègues, ses équipes ou ses dirigeants, garder le lien professionnel ou social en somme. Bien évidemment, le téléphone, les sms ou les emails restent des solutions fiables et pratiques, mais lorsqu’il s’agit de partager des informations en live, de devoir gagner en réactivité, ça commence à se compliquer. Voici donc une liste d’outils et logciels qui permettent de travailler à plusieurs. Pour travailler en mode “projet”, un outil collaboratif est quasiment indispensable : pouvoir accéder à un historique des échanges de manière organisée, permettre de s’échanger facilement des fichiers, pouvoir organiser facilement des conférences ou des réunions… Autant de fonctionnalités indispensables pour ne pas perdre trop de temps à chercher et organiser les informations sur un sujet donné. Voici les logiciels les plus connus :

Slack

Longtemps resté numéro un des outils de communication collaboratifs, Slack est surtout un moyen de garder le contact avec ses collègues ou ses équipes. Fonctionnant sur toutes les plateformes desktop et mobiles (Windows, Mac, IOS, Android…), Slack est doté d’une messagerie interne plus facile à organiser que sur Messenger ou WhatsApp. On peut créer des chaines thématiques, des groupes de discussion publics ou privés, s’échanger et annoter des documents jusqu’à 1Go, passer des appels audio (à plusieurs) et même visio (à 2 seulement).
Pas mal d’applications peuvent, en outre, se connecter à Slack pour encore améliorer la productivité  : Google Drive, Dropbox, Zoom, Trello, Google Calendar, Canva, Adobe Creative Cloud et bien d’autres… Comme en plus c’est gratuit, Slack est vraiment un formidable outil de communication collaborative.

Microsoft Teams

La force de frappe de Microsoft reste impressionnante dans le monde du logiciel. En effet, le lancement de Microsoft Teams a permis à la firme de Redmond de reprendre le leadership dans les outils de communication collaboratifs au détriment de Slack. Offrant des fonctionnalité très proches, Teams a su tirer partie du nombre de clients utilisant la suite Office 365 pour supplanter le leader historique. Les différences avec Slack sont néanmoins minimes : on peut citer cependant la possibilité de s’échanger des fichiers audio et vidéo, une sécurité supérieure avec le chiffrage de bout en bout ou encore l’indicateur de messages lus dans le chat. La majorité des fonctionnalités de Microsoft Teams est gratuite : les versions payantes (à 4,2 ou 10,5€ par mois et par utilisateurs) permettent notamment l’accès à plus de stockage et l’enregistrement des réunions.

Les outils de gestion de projet pour une meilleure organisation en télétravail

 

Slack ou Teams peuvent montre leurs limites sur les projets complexes. Par exemple, les possibilités de suivi des versions d’un documents annoté sont limitées, idem pour le suivi d’avancement de tâches. Voici donc une sélection d’outils de gestion de projet faciles à installer et paramétrer.

Trello

L’installation de Trello et sa prise en mains sont d’une simplicité enfantine : on s’y retourne très vite dans une interface claire et intuitive. L’espace dont on dispose est devisé en plusieurs parties : des tableaux thématiques qu’on peut ainsi créer pour suivre l’avancements de différentes tâches. A l’intérieur de ces tableaux, on pourra créer des “cartes” qui permettent d’afficher les informations, insérer des documents ou des notes. Le gros avantage, c’est que grâce à un simple “glissé/déposé”, on peut faire passer une carte d’un tableau à l’autre quand une tâche progresse par exemple. Bien sûr, on peut gérer aussi le temps alloué à ces tâches et indiquer des deadlines pour faciliter encore le déroulement du projet. Il ne reste donc qu’à choisir la manière dont vous souhaitez vous organiser, vous et vos équipes : Scrum, Kanban, Get Things DoneEisenhower ou autre…!

Monday

Solution concurrente de Trello, Monday fonctionne aussi en cloud : un nom d’utilisateur et un mot de passe suffisent à se connecter depuis n’importe quel appareil, desktop ou mobile. Les fonctionnalités sont, en définitive, assez proches de Trello mais le vrai plus de Monday est l’automatisation de l’intégralité des fonctions. Vous pouvez par exemple faire changer automatiquement l’état d’une tâche à un délai ou une date donnée. Ce qui n’était pas prioritaire peut ainsi le devenir sans autre action de votre part. Vous pouvez aussi automatiser l’affectation de certaines tâches à un collaborateur lorsque l’état change. En conclusion, Trello est un gestionnaire de tâches avancé, Monday est un gestionnaire de projets complets qui peut englober plusieurs services de l’entreprise (gestion commerciale ou marketing, production etc). C’est plus complet, certes, mais c’est payant au delà d’un essai de 7 jours seulement : une 15aine d’euros par mois pour 2 utilisateurs.

Bien sûr, ce ne sont pas les seuls outils de gestion de projet : vous pouvez aussi aller jeter un oeil du côté de Asana, Jira (prisé par les équipes de développeurs agiles), Clarizen ou encore Hive

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Les solutions de stockage de fichiers pour sauvegarder, partager et s’organiser

 

Les ordinateurs modernes ont vu leur capacité de stockage diminuer avec l’arrivée des disques dur SSD. Pour ne pas faire exploser les prix, les constructeurs n’ont en effet pas d’autre choix que de proposer des disques de 512, 256 et même 128Go alors que la norme était plutôt devenue 1To. L’intérêt du SSD ne doit pas être remise en cause : les vitesses d’écriture et de lecture sont sans commune mesure. Mais du coup, trouver d’autres solutions de sauvegarde s’est imposé et elle a suivi l’apparition de services de stockage en ligne. Revue de détails :

Dropbox

C’est le service cloud de stockage de données le plus ancien : Dropbox a été lancé en 2007 et a connu un essor public à partir de 2012 environ. Ce qui a fait la différence : une petite application qui fonctionne en arrière plan et qui permet la synchronisation automatique des dossiers que vous avez choisi. C’est complètement transparent pour l’utilisateur. Cela a pour effet de pouvoir visualiser et récupérer ces fichiers sur n’importe quel ordinateur connecté à Internet ou sur n’importe quel terminal mobile. Les fonctionnalités de partage sont nombreuses avec notamment la possibilité de créer un lien public de partage. La version gratuite permet de stocker jusqu’à 2Go soit l’équivalent d’une (petite) clé USB. La version payante à 10€/mois permet de passer à 2To ce qui est déjà plus confortable.

Google Drive

Encore un service Google direz-vous…Oui, mais il est très performant pour une raison essentielle : la possibilité d‘éditer les documents bureautiques courants sans avoir à installer quoique ce soit. En plus de cela, l’offre tarifaire est un peu plus graduée : 15Go gratuitement, ensuite 100Go pour 2€, 200Go pour 4€, 2To pour 10€ etc… Pour le fonctionnement, c’est la même chose que pour Dropbox.

Vous pouvez aussi jeter un oeil aux autres solutions de sauvegardes du marché : iCloud, One Drive de Microsoft ou encore Mega qui offre le plus d’espace gratuit : 50go.

Les outils pour planifier vos rendez-vous (enfin, ceux que vous devez absolument honorer…)

 

Parfois, un simple échange de mail ou un appel suffit à bloquer un rendez-vous avec un client, un partenaire ou un fournisseur. Parfois, c’est plus compliqué parce qu’on ne dispose pas de suffisamment de temps pour vérifier les créneaux disponibles ou parce qu’on est trop occupé à l’instant T. Un outil de planification de rendez-vous peut donc s’avérer d’une aide précieuse.

Calendly pour planifier rendez-vous et réunion sans échange de mails

Le fonctionnement de Calendly est ultra simple : renseignez une seule fois votre adresse email, indiquez vos disponibilités (jours et créneaux horaires) et partagez le lien crée. C’est tout ! Votre correspondant n’aura plus qu’à choisir le créneau commun qui lui convient le mieux pour que vous en soyez informé. Cerise su le gâteau, Calendly est compatible avec l’immense majorité des applications d’agenda : il vous suffira donc de valider le rendez-vous programmé pour qu’il s’ajoute automatiquement à votre calendrier habituel.

Doodle, l’outil de planification de rendez-vous et plus encore

Doodle fait partie des petites applications connues depuis longtemps. Elle dispose de fonctionnalités sensiblement équivalentes à son concurrent direct mais va un peu plus loin en proposant la création simple de sondages. Encore une fois, plutôt que l’échange d’emails, cela permet, en une même interface de recueillir les avis et/ou la disponibilité de plusieurs personnes. On peut même personnaliser un peu le design !

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Le télétravail : un rythme qui doit s’adapter à votre nouvel environnement

 

Beaucoup de cadres et d’indépendants connaissent déjà les avantages et les contraintes liés au télétravail. Si c’est nouveau pour vous, voici quelques conseil pour éviter de rapidement déprimer ou, à défaut, passer plus de temps sur Netflix que derrière son écran !

S’aménager un espace de travail dédié

Etre et rester au milieu des jouets des enfants, du linge à repasser et des affaires qui trainent (oui, on est tous pareil…), ce n’est pas l’idéal pour se concentrer. En plus, si vous avez un conjoint et des enfants, ils seront peut-être avec vous à la maison : la promiscuité peut vite être très pesante ! C’est donc important de s’aménager un coin où vous sentirez à l’aise pour passer plusieurs heures devant votre écran. Si vous en avez les moyens, équipez-vous d’un écran supplémentaire pour faire un bon spectaculaire en confort. En effet, passer des heures sur le petit écran de votre ordinateur portable n’est pas forcément super confortable et c’est surtout très fatiguant. Vous trouverez des offres débutant à une 100aine d’euros chez tous les marrants spécialisés en ligne. Pour 200€, vous pourrez avoir quelque chose de vraiment bien. Seule précaution à prendre : vérifier le type de connexion d’écran disponible sur votre ordinateur : VGA, hdmi, Mini Display Port, USB-C etc.

Organiser et rythmer ses journées

Ça parait évident comme ça, mais c’est vraiment un passage obligé. Respecter des horaires dans votre entreprise, tenir compte des aléas de transport, organiser votre temps en fonction de vos enfants ou des horaires de votre cours de sport, vous savez faire. Quand vous passez vos journées à la maison, c’est déjà beaucoup moins évident. C’est la raison pour laquelle vous devez planifier un minimum vos journées pour éviter d’avoir l’impression de n’avoir rien fait ou, au contraire, de n’avoir fait que ça. C’est assez facile de se retourner à commencer vos journées à 8h, de ne prendre que 30 minutes pour déjeuner et de terminer à 20h “parce qu’il faut boucler ce dossier aujourd’hui…“. Réservez-vous donc des pauses, des moments ou vous pourrez faire complètement autre chose : sortir le chien (qui sera super content qu’on s’occupe de lui…), lire un peu, zoner sur Twitter ou Facebook, écouter de la musique etc. Le plus dur, au début, étant de ne pas culpabiliser à faire ces “breaks”…

Fixez-vous des priorités et organisez votre travail

Comme nous en avons déjà parlé plus haut, gérer les priorités est fondamental pour éviter la dispersion. Idéalement, vous devriez au début de chaque journée, avoir fixé 3 objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). Ce sera votre feuille de route pour la journée. Il y aura forcément des tâches qui vous amuserons moins que les autres : restez concentré sur elles tant qu’elles ne sont pas achevées. Et puis surtout : faites des pauses !!

 


 

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